Inbox Zero

Die Metapher „Posteingang“

Im Grunde ist es wirklich unlogisch, gelesene Post wieder in den Briefkasten zu stecken. Bei E-Mails verfahren aber viele Anwender so und machen sich somit das Leben unnötig schwer. Immer wieder muss man nachschauen, um was man sich noch kümmern muss, welche E-Mail noch auf eine Antwort warten und was keine Aufmerksamkeit benötigt.

Mein E-Mail-Verkehr

Ich erhalte am Tag ca. 50-70 E-Mails (mal abgesehen von 600-1000 Spam-E-Mails), wovon mehr als die Hälfte automatisiert ist und nur eine sehr geringe Menge meiner Aufmerksamkeit benötigt.

Nur etwa 20 E-Mails erfordern richtiges Handeln: Etwa ein Dutzend wartet auf eine Antwort, die restlichen E-Mails sind dann meist Aufgaben.

Das Inbox-Zero-Verfahren

Das Inbox-Zero-Verfahren behandelt alle eingehenden E-Mails mit fünf Verben, die sofort auf die E-Mails angewendet werden:

Die fünf Verben

• Löschen - ja richtig, die meisten E-Mails können gelöscht (bzw. archiviert werden). Automatisierte Facebook-Benachrichtigungen haben kein Grund nach dem Lesen noch zu exisitieren. Abgeschlossene Kundenkonversationen können archiviert werden.
• Delegieren - Ist jemand anders kompetenter/geeigneter diese E-Mail zu bearbeiten/beantworten? Dann leite die E-Mail weiter! Und weg ist sie. Und danach löschen/archvieren!
• Beantworten - Fasse dich kurz dabei und archiviere die E-Mail danach! Wenn man ausführlichste und detaillierteste Antworten schreibt, bekommt man auch dementsprechend umfangreiche E-Mails zurück. Kurze E-Mails lassen sich von dir und deinen E-Mail-Empfängern leichter lesen und bearbeiten. Wenn mehr Details nötig sind, wird eh danach gefragt ...
• Aufschieben - Mit Aufschieben meine ich, dass eine Aufgabe/ein Projekt aus der E-Mail formuliert wird, die in die To-Do-Liste gehört. Aber auch nur, wenn die Aufgabe mehr als zwei Minuten in Anspruch nehmen würde. Archivieren nicht vergessen.
• Erledigen - Dauert das Behandeln der Aufgabe in dieser E-Mail weniger als zwei Minuten, erledige sie! Und danach archivieren.

E-Mail-Benachrichtigungen sind Ablenkungen!

Jedes Mal wenn dieses kleine miese Fensterchen auftaucht und schreit „Du hast eine neue E-Mail“ oder sogar verrät, wer der Absender ist und wie der Betreff lautet, wirst du von deiner aktiven Arbeit abgelenkt und kommst aus dem „Flow“. Wenn dein E-Mail-Programm das alle 10 Minuten macht, wirst du bei einem 8-h-Tag tag-täglich 48 Mal unterbrochen. Das ist reine Zeitverschwendung und der totale Produktivitäts-Killer.

Schalte die E-Mail-Benachrichtigung deines E-Mail-Programms aus! Es ist nicht wichtig, dass eine E-Mail umgehend bearbeitet wird. Wenn es eine wichtige Angelegenheit wäre, würden die Leute wohl anrufen. Nehme dir vor, stündlich die E-Mails zu überprüfen. Versuche alle bis dahin eingetroffenen E-Mails mit den Verben zu behandeln und gehe dann wieder an deine Arbeit. Wenn du das Überprüfen einmal vergessen solltest, hattest du gerade eh Wichtigeres zutun. Für E-Mails ist später auch noch Zeit.

„Wo fange ich nur an?“

Wenn du nun dieses Inbox-Zero-Verfahren anwenden möchtest, hast du wahrscheinlich noch einen recht zugestopften E-Mail-Eingang und fragst dich, wie du da nun Ordnung reinkriegst? Folge diesen zwei einfachen Schritten.

• Archivieren - Alle E-Mails, die älter als 30 Tage sind, kannst du archivieren. Punkt.
• Behandeln - Alle neueren E-Mails behandelst du mit den fünf Verben.

Somit solltest du in etwa einer Stunde damit durch sein. Die Zeit hängt natürlich stark von deiner Eingangsfrequenz ab.

Die Vorteile

Falls dir die Vorteile noch nicht selbst eingefallen sind:

• Effizienter E-Mail-Verkehr
• Kein verzweifeltes Suchen nach evtl. noch unentdeckten Aufgaben
• Eine vollständige To-Do-Liste
• Weniger Zeit mit E-Mails verbringen

Wenn du alles richtig machst, wirst du dich bald wieder auf E-Mails freuen. So ist es zumindest mir ergangen.