Mein Einstieg in GTD

Wikipedia sagt uns: „Getting Things Done (kurz GTD) ist eine Selbstmanagement-Methode von David Allen.“

David Allen hat sich also jahrelang ein System ausgedacht um Aufgaben zu organisieren, sodass sie sinnvoll, zeitnah und effizient erledigt werden können. Das System umfasst alle Aufgaben des Alltags: Privatleben und Berufsleben.

Die Grundprinzipien von GTD

Sammeln

Jeder hat Eingänge, in denen sich Aufgaben ansammeln: Der Briefkasten, die E-Mail-Inbox, das Telefon etc. Diese gilt es regelmäßig durchzusehen und anfallende Aufgaben zu sammeln und diese Eingänge schlussendlich zu leeren.

Organisieren

Die gesammelten Aufgaben müssen nun in einem vertrauenswürdigen System gesammelt werden. Wichtig hierbei ist, dass dieses System jederzeit, wenn man Aufgaben erledigen möchte, in fassbarer Reichweite ist. Ich nutze Things auf dem Mac und Things touch auf dem iPhone um meine Aufgabenlisten zu aktualisieren und zu pflegen. Beide Anwendungen lassen sich synchronisieren und zumindest mein iPhone habe ich ja immer dabei.

Beim Eintragen von Aufgaben ist es nötig, jede davon einzeln zu behandeln. Folgende Fragen muss man sich immer wieder stellen:

• Handelt es sich um eine Aufgabe oder ist es ein Projekt mit mehreren Aufgaben? („Marks Geburtstagsparty absagen“ versus „Haus bauen“)
• In welchem Kontext kann ich die Aufgabe erledigen? (Zuhause, beim Einkauf, im Büro etc.)
• Wie formuliere ich die Aufgabe, sodass sie machbar ist? Man sollte beim späteren Lesen nicht mehr nachdenken müssen, was damit gemeint ist.
• Muss ich diese Aufgabe erledigen oder kann ich sie delegieren?
• Interessiert mich diese Aufgabe in naher Zukunft nicht, ist sie dafür irgendwann mal wichtig? Dann wird sie im System unter „Irgendwann“ abgelegt.

Erledigen

Die tollsten GTD-Programme können einem das nicht abnehmen: Das Erledigen der Aufgaben. Zumindest weiß man aber immer was man zutun hat. Das System sollte einem immer sagen können, was man gerade in diesem Kontext erledigen kann.

Das Schöne kommt dann zum Schluss der Aufgabe: Das Abhaken im System :)

Durchsehen

Mindestens einmal in der Woche sollte man sich zum Weekly-Review die Zeit nehmen, um sicher zu gehen, wirklich alle Aufgaben aus den Eingängen notiert zu haben, Erledigtes wirklich abzuhaken und über eventuelle neue Aufgaben nachzudenken.

• Projekte ohne nächste Schritte sind tot. Was kann als nächstes gemacht werden? Oder ist das Projekt erfolgreich abgeschlossen?
• Sind Aufgaben aus „Irgendwann“ vielleicht in der kommenden Woche interessant?
• Habe ich einen Eingang vergessen oder ist ein neuer Eingang hinzugekommen?
• ...

Weekly-Reviews sollten immer zu einer bestimmten Zeit erledigt werden. Ich nehme mir immer eine Stunde am Sonntagabend dafür Zeit.

Der Kalender

Der Kalender ist neben den Listen ein weiterer wichtiger Faktor im GTD-Universum. Aufgaben, die nur an einem bestimmten Tag und/oder zu einer bestimmten Uhrzeit erledigt werden können (Meetings, Verabredungen) gehören in den Kalender, nicht in die Listen.

Die 2-Minuten-Regel

Wenn beim Sammeln Aufgaben auftauchen, die weniger Zeit als 2 Minuten in Anspruch nehmen, erledige sie sofort. Einfach einzuhaltene Regel, die die Listen schnell schrumpfen/langsamer wachsen lässt.

Abwandlung: Die Heute-Liste

Things bietet ein Feature an, das nicht im GTD-Universum vorgesehen ist: Eine Liste für Aufgaben, die „Heute“ zu erledigen sind. Dort sammelt man also Aufgaben für eine Tages-Agenda. Ich bin der Meinung, dass man so strukturierter den Tag angeht und mit einem sichereren Gefühl die Arbeit beginnen kann.

Fazit

Der Schlüssel zum Erfolg ist meiner Meinung nach, wirklich alles zu jeder Zeit erfassen zu können, sodass man nichts vergisst. Dazu gehört aber auch regelmäßig im neuem Kontext zu checken, was man nun hier und jetzt erledigen kann.

Weiterführende Links

• GTD-Grundlagen (Artikelserie)
• 21 Links to start with GTD (englische Artikelsammlung)
• Wikipedia-Artikel zu GTD